
Pensamientos y buenas prácticas para mejores resultados
Esta exposición de pensamientos y prácticas tienen por finalidad establecer reglas básicas de razonamiento, conductas y acciones tendientes a optimizar la cultura colectiva de la oficina y la gestión diaria tanto internamente como externamente con los clientes y extraños.
La aplicación diaria de estas prácticas reducirá el riesgo de errores, mal entendidos, ineficiencias y gastos innecesarios de recursos.
COMUNICACIÓN:
Esta práctica tiene por fin mejorar el flujo de mensajes dentro y fuera de la Oficina. Para una comunicación eficaz no basta con recibir una indicación, sino, por sobre todo interpretar, entender y comprender el mensaje recibido. Para asegurar que el mensaje es bien interpretado debe utilizarse la táctica de la reconfirmación o bucle empático: es devolver el mensaje recibido al remitente del mismo a fin de confirmar si lo que se recibió se interpretó adecuadamente. Por ejemplo:
- Por favor, podés ir a buscar el documento de la empresa X, que está sobre la calle Iturbe y Manduvirá? Lo necesito para esta tarde.
- Sí, te referís a la empresa X que se dedica a la venta de inmuebles?
- Sí, esa misma.
Para una mejor comunicación, es necesario contar con la información suficiente que permita entregar o interpretar el mensaje adecuadamente. Un mensaje insuficiente configura una mala comunicación y determina malas interpretaciones y errores que pueden ser fácilmente controlables si desarrolla el hábito de procurar completar el mensaje con la información necesaria para cumplir con el objetivo. Por ejemplo:
- Por favor, podés ir a buscar el documento de la empresa X, que está sobre la calle Iturbe y Manduvirá? Lo necesito para esta tarde.
- Sí, te referís a la empresa X que se dedica a la venta de inmuebles?
A –Sí, esa misma.
- Esta tarde tenía agendada la visita al señor Juan, para las 15 horas, suspendo ello y voy a la empresa X?
- No, no suspendas la visita porque es muy importante dicha reunión, pero anda luego sin falta.
Nunca olvide que la comunicación es un proceso discursivo, que requiere del leguaje para su configuración. Aprender a hacer un buen uso del leguaje y del discurso facilitará la comunicación. No olvide devolver el mensaje recibido para confirmar si se interpretó adecuadamente y no olvide recabar información adicional a fin de completar el mensaje en caso que le parezca insuficiente el dato recibido. NUNCA SE PRIVE DE PREGUNTAR SUS DUDAS Y EXTERIORIZAR SUS INTERPRETACIONES a fin de hacer de la comunicación una sola interpretación.
LA NO SUPOSICION:
Este es una práctica común y uno de los principales obstáculos para la eficiencia. Prima hermana de la COMUNICACIÓN esta práctica sugiere que el UNIVERSO tiene tantas interpretaciones como seres humanos la miran. Dar por supuesto un hecho, una conducta, un resultado es un error común que cometemos los seres humanos. Un típico caso de suposición se da cuando por ejemplo llamamos al teléfono de una persona y esta no nos atiende. Damos por supuesto que esa persona no quiere hablar con nosotros y olvidamos la situación particular en la que se encuentra aquella persona al tiempo del llamado.
Para hacer de esta práctica un hábito NUNCA DES por supuesto hechos, resultados o circunstancias cuando los mismos salen lisa y llanamente de tu raciocinio. Por ejemplo, cuando llamas a una persona para una entrevista de trabajo y la misma no te recibe, NUNCA SUPONGAS que no desea contratarte hasta con consigas de VIVA VOZ de dicha persona su palabra final. Tener en claro este ejemplo ayudará a ejercitar la NO SUPOSICION cuando la misma sea producto único y exclusivo de tu imaginación.
Otro error muy común de la suposición, se da en el manejo de las prioridades: Por ejemplo cuando uno da una instrucción y luego de un tiempo otra instrucción, caemos en el error común de creer que la última instrucción es más importante que la primera. Suponemos, a veces, inclusive que la última anula la primera y dejamos de hacerla por creerla reemplazada: este error se corrige muy fácilmente: preguntando (aplicando la comunicación) cuál de las instrucciones es más importante y cuál debe hacerse primero.
RECUERDA: MI MUNDO NO ES EL MUNDO Y LO QUE CREO NO ES LEY. DEBO CUIDAR DE SUPONER LOS HECHOS Y CONFIRMAR A VIVA VOZ LOS PENSAMIENTOS INTERNOS!
EL EFECTO MARIPOSA:
Esta noción encierra la idea de que un pequeño e insignificante hecho pero tener efectos impredecibles y muy importantes a lo largo de la secuencia de tiempo y distancia. Siguiendo este razonamiento NO EXISTEN HECHOS INSIGNIFICANTES NI DETALLES PEQUEÑOS sino que TODO ES IMPORTANTE Y TRASCENDENTE.
Comprender esto nos ayuda a realizar las tareas con el cuidado y seriedad que requiere tanto un simple acto simple como el más complejo de los quehaceres.
Dice un dicho popular inglés que por UN CLAVO SE PERDIO LA GUERRA: Que por faltar un claro, se perdió la herradura; que por perderse la herradura se perdió el caballo, que por perderse el caballo el mensajero no llego a tiempo, que por no llegar a tiempo el mensajero el REY no recibió la información que necesitaba, que por no recibir la información que necesitaba el REY tomo la decisión incorrecta Y POR TOMAR LA DECISION INCORRECTA EL REINO PERDIO LA GUERRA!.
La práctica deseable es la diligencia que no es otra cosa que hacer el más simple acto con atención, concentración, dedicación y compromiso a fin de que el resultado esperado sea CON CRECES el mejor.
LA SEGURIDAD DE LA INGENIERIA AERONAUTICA.
En el año 1977 se produjo el accidente aéreo civil con mayor cantidad de víctimas en la historia de la aviación. En cuestión de segundos fallecieron 583 personas. Este accidente se produjo en Tenerife España entre dos Aerolíneas famosas de la época: KLM y PAN AM. El accidente fue resultado de un error humano. El error más grave de la historia de la aviación. El día del accidente el aeropuerto estaba cubierto de neblina. La aeronave KLM inició el procedimiento de despegue partiendo de la base aeroportuaria por la rampa lateral a la pista hacia el final de esta para despegar. El capitán solicitó a torre de control permiso para iniciar el proceso de despegue. Torre de control autorizó el inicio. Al llegar al final de la rampa el capitán avisa al copiloto que se iniciará el despegue. El copiloto disiente contestando que previamente deberá obtenerse autorización de torre de control para el despegue. El capitán espeta que la autorización ya fue recibida y que iniciará el despegue inmediatamente. Lo que sobrevino luego fue catastrófico. El avión KLM, a una velocidad próxima a levantar vuelo choca de frente con otro avión del mismo porte (Boeing 747) que en ese momento estaba atravesando la pista principal para ingresar al área portuaria.
Como se ve de esta triste historia, el capitán no sólo supuso una autorización inexistente, sino que incumplió el más elemental principio de seguridad aeronáutica que sugiere que para la realización de cualquier maniobra por más simple que sea debe contarse con la autorización suficiente, seguirse los protocolos establecidos y estar re contra hiper seguro de que la maniobra es segura. La seguridad debe provenir siempre de los órganos de control y como en el caso del ejemplo, las tareas a realizarse en la oficina deben contar con la seguridad de la autorización del responsable y controlar no una sino tres veces antes de ejecutar una tarea.
ACTUAR ESTRATEGICAMENTE SOBRE OBJETIVOS.
Esta práctica indica que cuando se recibe una instrucción, lo que se asigna en realidad es un objetivo. Un detalle importante a tener presente es que muchas veces el objetivo no salta a la vista en forma fehaciente y aquí puede reforzarse su especificación con la práctica señalada anteriormente de la comunicación, es decir, preguntar claramente cuál es el objetivo de tal o cual tarea a fin de que pueda tenerse bien claro cuál es el objetivo perseguido.
Por ejemplo: Cuando se da un listado de deudores morosos para llamarlos la tarea dada es la realización de llamadas pero el objetivo es más que claro: EL COBRO DE LA DEUDA. Por tal razón, para cumplir diligentemente la tarea, debe utilizarse las mejores herramientas para alcanzar el objetivo propuesto: el cobro.
Actuar estratégicamente significa que cuándo se asigna una tarea o un objetivo tiene usted un marco de discrecionalidad (libertad) para establecer cuál es la mejor manera de lograrlo. He aquí la impronta personal que cada uno aporta a la oficina, el toque personal, que permite destacarlo por alcanzar la mayor cantidad de objetivos, con la menor cantidad de recursos.
LA BUENA PRACTICA DE ESTE PRINCIPIO EN SINTESIS SUGIERE REFLEXIONAR LA TAREA ASIGNADA Y DEFINIR CUAL ES EL OBJETIVO ASIGNADO. ANTE LA DUDA, PREGUNTE. UNA VEZ CLARO EL OBJETIVO, REALICE TODOS LOS ESFUERZOS PARA ALCANZAR DICHOS OBJETIVOS.
UN DETALLE IMPORTANTE. NO HAY PEOR SINTOMA CONTRA LA FALTA DE CAPACIDAD DE LOGRAR UN OBJETIVO QUE ESTABLECER EXCUSAS. Antes de dar una excusa, asegúrese que el agotó todas sus capacidades para alcanzar dicho objetivo.
AHORRE, ES LA UNICA MANERA DE HACERSE RICO.
Cada día, más y más empresas prestan toda su atención y esfuerzo no tanto a la maximización de sus utilidades y ingresos cuanto a la reducción de sus costos y gastos. Ahorrar es la mejor manera de diferenciarse de los demás.
No sobresale tanto quién más cosas hace, sino quién logra cosas concretas con menos esfuerzos.
Entiéndase que el ahorro del que hablamos no refiere dejar de gastar dinero para hacer algo. Y tampoco refiere únicamente al dinero. Una persona verdaderamente ahorrativa actúa con inteligencia no tanto para gastar menos sino para optimizar esfuerzos, sacrificios, resultados y vivir así una vida menos desgastante.
Esta práctica, bien introducida como hábito, ayudará no sólo en el quehacer laboral sino cambiará verdaderamente su vida.
El ahorro es el único esfuerzo que tiene verdaderamente buenos resultados, pues permite tener un estado mental que aprovecha al máximo lo que se tiene a disposición y lo cuida. El derrochador tiene garantizado el fracaso porque no importa cuánto ingreso perciba, quien gusta gastar termina gastándose todo sus recursos.
Por ejemplo: si en la oficina se tienen cobranzas 3 veces por semanas, los depósitos bancarios convienen hacerlos también 3 veces por semana o conviene hacerlos una sola vez por semana.
Otro ejemplo: si tengo un cliente que visitar en la zona de villa morra mañana a la mañana y una cobranza en la zona del Shopping del Sol hoy por la tarde. No sería conveniente organizar mi ruta de forma tal a cubrir toda la zona con un solo viaje.
Y no olvidemos que un recurso NO RENOVABLE Y SUMAMENTE IMPORTANTE ES EL TIEMPO. AHORRAR TIEMPO VALE TANTO O MAS QUE AHORRAR DINERO. EL DINERO SE PUEDE RECUPERAR, EL TIEMPO, JAMAS.
Los recursos que dispone la oficina cuestan, utilícelos de forma tal a quitar el máximo provecho de todo cuanto se tenga a su disposición.
Ser ahorrativo es ser grato con la naturaleza. Es canalizar la energía necesaria para cada tarea. Es sentirse seguro de lo que se hace, porque se toma conciencia de los recursos que requiere. Es permitirse crecer con lo que se tiene, un hábito maravilloso que produce milagros.
CUANDO ME ORDENO, TODO CUESTA MENOS.
Esta práctica invita al orden. El orden es el método de la eficiencia. Es la seguridad. Es lo contrario al caos, a la anarquía. Cuando se está ordenado se está en un ambiente favorable para el crecimiento.
ENTIENDASE BIEN QUE el orden no es sólo una cuestión de apariencia (uno puede tirar toda la tierra bajo la alfombra). REPITO POR LA IMPORTANCIA QUE TIENE EN EL QUEHACER DIARIO: EL ORDEN ES UN METODO. Es decir, tiene el objetivo de dar certeza al funcionamiento de la oficina, de los documentos, de las tareas. Fuera de estos objetivos NO ESTAMOS FRENTE A UN VERDADERO ORDEN SINO SIMPLMENTE FRENTE A UN PARCHE O APARIENCIA DE ORDEN. Entender esto ayudará a hacer las tareas con atención, porque no implica simplemente archivar un documento o agendar una tarea sino comprender la ubicación del documento dentro del sistema OFICINA y agendar una tarea dentro del esquema de actividades.
La primera práctica para alcanzar el orden es comprender el estado actual de la oficina. Si no entiende donde está parado menos sabrá cómo ordenarla.
Otra sencilla estrategia para alcanzar el orden es la llamada unicidad de archivo. Esto significa que todo lo relacionado a un tema debe estar apartado en un índice de archivo a fin de que sea fácilmente identificable. Por ejemplo: Si tenemos un cliente X que a su vez tiene tanto demandas, como contratos, como documentos varios, así como memos y demás debe generarse un archivo de ese cliente en particular y dentro de dicho archivo las sub clasificaciones. Esto a fin de unificar archivos.
OTRA ESTRATEGIA EXTREMADAMENTE IMPORTANTE Y SENCILLA PARA MANEJAR EL ORDEN ES LA DOCUMENTACION DE TODO ACTO DE OFICINA. Es decir, la documentación en formato papel de todo cuanto haga al universo del trabajo. Por ejemplo: un cliente realiza consultas referentes a la posibilidad de realizar una demanda por cobro de guaraníes. Luego dicho cliente remite a la oficina todos los documentos relacionados para el análisis de demanda. Finalmente dicho cliente decide iniciar la demanda y remite un mail confirmando el presupuesto presentado y autorizando el inicio de demanda.
Para el análisis: qué actos de oficinas son importantes de este caso completo y cuáles se documentarán y cómo se archivarán: RESPUESTA:______________________________________
El secreto del orden, vuelvo a repetir, no pasa por la cantidad de archivos, ni por la estética, y ni siquiera por su disposición en la oficina SINO POR EL METODO, LA UTILIDAD Y FACILIDAD PARA ENCONTRAR Y RECORDAR LOS ACTOS DE OFICINA!
RECUERDA: UNA OFICINA ORDENADA AHORRA TIEMPO, ESFUERZOS Y FACILITA EL TRABAJO QUE NO ES OTRA COSA QUE EFICIENCIA.
LA PROACTIVIDAD NO ES REACCION NI PASIVIDAD.
La proactividad se resume como la actividad anticipada. Una persona proactiva es aquella que hace las cosas sin que las deba insistir. Ojo no debe confundirse proactividad con imprudencia. No debe olvidar que sus prácticas deben ceñirse al estricto y único cometido de sus responsabilidades. Fuera de ello cualquier acción sin autorización puede terminar en un perjuicio innecesario.
Pero la persona es proactiva cuando ante una situación determinada no se paraliza y procura salirse de aprieto. Es la persona que pone entusiasmo y pasión a su actuar. POR SOBRE TODO LA PERSONA PROACTIVA NO SE QUEDA EN MERAS INTENCIONES SINO QUE HACE LO QUE DEBE HACER.
Ya José Ingenieros decía: “Un entusiasta dispuesto a equivocarse es preferible a un indeciso que no es equivoca jamás. El primero puede acertar, el segundo, jamás”. ESTA ES LA MAXIMA DE UN PROACTIVO.
Ante una situación de terminada tenemos tres clases de personas: el proactivo que se adelante a las consecuencias; el reactivo que espera que ocurran las consecuencias para luego hacer algo y el pasivo que no actúa nunca y siempre espera que otro haga las cosas.
EN ESTA OFICINA SE PROCURA AL PROACTIVO COMO LA PERSONA MAS VALIOSA DE TODAS.
RECUERDA, ser proactivo se desarrolla. Es un hábito y que genera maravillosos resultados. Es un estado de ánimo, es una actitud frente a las cosas y por sobre todo es una virtud que ennoblece el carácter. Por eso quiero que seas PROACTIVO.
Un ejemplo ilustrará mejor: Ante el problema del dengue el proactivo toma medidas preventivas, el reactivo medidas curativas y el pasivo espera que todo pase.
Concordando con el principio del efecto mariposa, al parecer la actitud es un muy imperceptible e inofensivo detalle que no repercute en el quehacer laboral; pero es todo lo contrario, todo resultado laboral comienza por la actitud y ánimo que tiene incorporada una persona en su fuero interior. Es lo que diferencia a la gente exitosa de la ordinaria. Es la que tiene resistencia ante las adversidades y optimismo frente al futuro. Es la que tiene una derrota por lección y toma las victorias con humildad. Es la persona que tiene muchos amigos y la que gusta tratar bien a la gente. Proactiva es la persona que viste bien, es sana, lleva una vida ordenada y prefiere el valor de una recompensa segura ante que un placer pasajero. En síntesis una persona PROACTIVA toma la vida por delante y no espera que la vida le lleve por delante.
FE EN EL TRABAJO. APLICACIÓN CONSTANTE Y DIARIA DE LAS BUENAS PRACTICAS.
Estoy convencido que los buenos resultados son la consecuencia continuada de las buenas prácticas. El compromiso no es una palabra vacía sino una seria compenetración con los detalles de las buenas prácticas expuestas. El compromiso no se verá afectado por los errores cometidos en el marco de las buenas prácticas sino en la indiferencia hacia ellas. NO EXISTEN SOLUCIONES MAGICAS, SI, UN LOGRO POSITIVO DE LA PRACTIVA CONTINUADA DE LAS BUENAS PRACTICAS.
La carrera hacia el éxito NO ES UNA CARRERA CONTRA EL TIEMPO CUANTO UNA CARRERA DE RESISTENCIA. Sólo se alcanzan los resultados queridos luego de un extenuado esfuerzo hacia los mismos, tropezones y golpes, pero por sobre todo por la capacidad de recuperarse y seguir andando. NADIE HARA POR NOSOTROS LO QUE A NOSOTROS NOS CORRESPONDE HACER.
La fe en las buenas prácticas consiste en una certeza de sus resultados. Pero éstos no llegarán si las mismas NO SON APLICADAS, DEBEN SER APLICADAS DESDE EL MOMENTO MISMO DE LA LECTURA DE ESTA EXPOSICION, LA QUE DEBE SER INTERPRETADA COMO CORRESPONDE Y RELEIDA PERMANENTEMENTE SOLO ASI PODRA INCLUIRSE ESTAS PRACTICAS EN EL HABITO DIARIO Y PODRAN VERSE LOS RESULTADOS DE MANERA TEMPRANA!
Últimas publicaciones
Pensamientos y buenas prácticas para mejores resultados
Esta exposición de pensamientos y prácticas tienen por finalidad establecer reglas básicas de razonamiento, conductas y acciones tendientes a optimizar la...